Em um passo significativo para modernizar e otimizar processos, a Secretaria do Planejamento (Seplan) iniciou a digitalização de todos os documentos funcionais e administrativos do órgão, promovendo maior eficiência e acessibilidade no gerenciamento das informações.
A portaria nº 8, de 15 de fevereiro de 2024, que institui a política de digitalização dos documentos funcionais e administrativos, foi publicada no Diário Oficial do Estado do Piauí e estabelece uma importante evolução na gestão documental da instituição
Segundo o gerente de Gestão de Pessoas da Seplan, Karol Jefferson, o início do processo de digitalização reforça o compromisso com a modernização administrativa, eficiência na gestão documental e preservação da memória institucional. “A digitalização dos documentos funcionais e administrativos representa um avanço significativo na forma como a secretaria gerencia suas informações, garantindo acesso seguro e sustentável aos documentos ao longo do tempo”, afirma o gestor.
A bibliotecária documentalista Adriana Melo explica que inicialmente estão sendo organizados e escaneados documentos pessoais. “Eles estão armazenados em uma sala exclusiva, localizada no pavimento térreo da secretaria. Essa documentação consome um espaço considerável, devido ao grande volume de papéis guardados em armários e caixas de arquivo”, detalha a profissional.
A organização digital visa, antes de tudo, permitir um melhor gerenciamento das informações, possibilitando a busca e a recuperação da informação. Com isso, aumenta-se a produtividade e agiliza a tramitação de processos além de tornar as tarefas cotidianas mais fáceis, finaliza Adriana.
Fonte: CCOM/PI
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