Seja para fechar negócio, participar de eventos ou visitar uma filial, fazer um planejamento é a principal dica para organizar viagens corporativas. Ferramentas como um planner gratuito podem ajudar os gestores a manterem as informações em um só lugar, como datas, reservas de voos e hotéis, itinerários e contatos importantes. É recomendado, ainda, elaborar um calendário de atividades, traçar políticas de segurança e estabelecer a comunicação com a equipe.
Segundo o Levantamento das Viagens Corporativas, realizado pela Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo de São Paulo (Fecomercio-SP) em parceria com a Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), o setor tem dado sinais promissores, visto que as empresas de turismo faturaram R$ 7,3 bilhões no início de 2024, relativos aos gastos das companhias.
O valor representa o aumento de 5,5% em comparação a janeiro de 2023, sendo um recorde de faturamento para o início de ano na série histórica, iniciada em 2011. A pesquisa ressalta que, apesar da tendência de crescimento na receita do mercado de viagens corporativas, o recorde também está associado ao aumento nos preços dos serviços de turismo, como o encarecimento das passagens aéreas.
A dinâmica impõe desafios para as empresas brasileiras, como encontrar formas de reorganizar os gastos com viagens em seus orçamentos, mudar o tamanho dos eventos, da sua localização ou do seu perfil. Contudo, embora existam esses impasses, o panorama indica um saldo positivo devido à manutenção dos elevados níveis de atividade do turismo corporativo.
Empresas que pretendem organizar viagens corporativas devem estar atentas a uma série de tarefas logísticas, como reservar passagens e hospedagem, alugar carros e agendar reuniões. Nesse sentido, portais especializados disponibilizam orientações para tornar o momento mais proveitoso, como elaborar um calendário para os deslocamentos, planejar o itinerário com antecedência e estabelecer uma comunicação clara com o time.
Elabore um calendário de viagens
Elaborar um calendário de viagens é uma maneira de manter a organização das atividades e aproveitar as oportunidades de encontros com clientes e parceiros, cursos, workshops, conferências e outros eventos. Também é uma forma de oferecer previsibilidade aos colaboradores sobre as possibilidades de diferentes rotas a serem feitas ao longo do mês ou do ano.
Quando os gerentes informam com antecedência quais são os eventos programados, aumentam as chances de participação da equipe. A antecipação permite que os funcionários se preparem adequadamente, ajustem suas agendas e prioridades de trabalho e possam ser mais produtivos nos encontros corporativos.
Planeje cada viagem com antecedência
O planejamento antecipado inclui a reserva de voos, hotéis, transporte local e a organização de atividades e reuniões durante a viagem. Deixar para adquirir passagens e hospedagem na última hora costuma encarecer a compra. Por isso, a dica é fazer o quanto antes e aumentar a probabilidade de conseguir tarifas melhores e horários mais convenientes.
Planejar cada viagem com antecedência também permite à empresa lidar com eventuais problemas proativamente e resolvê-los antes do embarque. Isso pode ser útil em casos de vistos de viagem, por exemplo, por ser um processo mais demorado.
Tenha políticas de viagem e fique atento à segurança
Traçar políticas de viagem é importante para minimizar conflitos e manter os gastos sob controle. As delimitações podem abordar aspectos como a aprovação de viagens, reembolso de despesas, alocação de orçamento e comportamento esperado dos colaboradores durante o roteiro.
Além disso, é preciso pensar na segurança dos funcionários durante as viagens. Para isso, vale incluir medidas como verificar questões de saúde e recomendações de vacinas para o destino, pesquisar sobre a estabilidade política e social do lugar e identificar possíveis riscos para adotar medidas preventivas.
Estabeleça uma comunicação eficiente
Para manter a harmonia da programação, é importante manter o time informado sobre os detalhes da viagem, incluindo destino, datas, itinerário, transportes e requisitos especiais. Os responsáveis pela organização podem, ainda, pedir um feedback aos colaboradores e, quando possível, envolvê-los no planejamento.
Fornecer informações claras sobre políticas de despesas e documentação necessária também ajuda a deixar os funcionários cientes das expectativas antes, durante e após a viagem. Podem estar inclusas recomendações sobre como preencher relatórios de despesas, prazos para apresentação de recibos e outras regras sobre os gastos durante a viagem.
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