Como aproveitar ao máximo os dias em que trabalha no escritório

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Trabalho

O conceito de dias de trabalho “no escritório” é relativamente novo, à medida em que mais empresas mudam para um modelo híbrido de trabalho que oferece a combinação de trabalho em casa e no escritório. Se o seu modelo de trabalho for híbrido, é importante planejar o seu tempo para que possa trabalhar bem tanto remota quanto presencialmente.

Em um estudo publicado pela PwC Brasil em parceria com o PageGroup, com cerca de mil profissionais em todo o território nacional, apurou-se que 67% dos colaboradores preferem regime integral de home office ou modelo híbrido com uma ou duas idas ao escritório por semana. Em relação à produtividade, o percentual de colaboradores que acreditam que muitas ou todas as tarefas podem ser realizadas em home office (87%) supera o de executivos (72%).

Opiniões são divergentes em relação a ganhos de produtividade com o trabalho flexível; 40% dos executivos acreditam que não há diferença nas entregas, enquanto 68% dos colaboradores acreditam que são mais produtivos ou muito mais produtivos no trabalho remoto.

Neste artigo, apresentamos quatro dicas organizacionais e técnicas para ajudar você a trabalhar de forma mais estruturada nos dias em que trabalha no escritório.

Planejar e priorizar as suas tarefas

A primeira coisa a fazer é garantir que o seu tempo no escritório seja planejado com eficiência. Considere a sua carga de trabalho e agende tarefas que possam precisar de colaboração para os dias em que sabe que estará com outros membros da equipe.

Evite tarefas “assíncronas” nos dias em que trabalhe no escritório. Tarefas assíncronas são aquelas que você pode fazer sozinho ou com um mínimo de participação da sua equipe. Por serem geralmente projetos de base administrativa ou individual, as tarefas assíncronas são mais adequadas para o trabalho feito de casa.

Em vez disso, reserve o tempo em que trabalha no escritório para projetos mais colaborativos, para se manter em dia com os membros da equipe pessoalmente, ou para fazer um brainstorming de novas ideias. Tarefas criativas como brainstorming são melhores se feitas presencialmente, pois assim as pessoas podem dividir ideias livremente sem a comunicação às vezes um pouco truncada das reuniões virtuais. Se você souber que em breve terá um dia de trabalho no escritório, organize o seu fluxo de trabalho para que possa fazer tarefas assíncronas em outro dia, e reserve uma boa quantidade de tarefas criativas e colaborativas para o escritório.

Otimizar o seu espaço de trabalho para a produtividade

Criar um espaço de trabalho produtivo e fisicamente organizado ajuda muito a produtividade mental. Eliminar o acúmulo de objetos na sua mesa ajuda a minimizar as distrações durante o dia de trabalho, favorecendo a sua concentração na tarefa que está executando.

Se você não trabalha no escritório em tempo integral, uma mesa ergonômica, limpa e arrumada é ainda mais importante. A última coisa que se quer quando se trabalha no escritório é a interferência de papéis ou materiais de projeto relacionados com o trabalho da semana anterior. Arquive tudo que não for necessário no dia específico em que você trabalha no escritório e organize a sua mesa para que tenha apenas os papéis e tarefas de que precisa à sua frente.

Usar o tempo no escritório para uma comunicação mais eficiente

Os dias trabalhados no escritório são o melhor momento para se manter em dia com os colegas para falar sobre projetos ou fazer breves reuniões para garantir que todos estejam alinhados quanto a ideias. Reserve tempo para se atualizar com a equipe quando estiverem juntos no escritório – cinco minutos de uma comunicação cara a cara são suficientes para economizar um monte de tempo enviando e recebendo e-mails e para esclarecer instantaneamente qualquer mal-entendido. As atualizações feitas presencialmente com a sua equipe, ou até mesmo os bate-papos informais na copa, são ótimos para aumentar o moral e isso, por sua vez, aumenta a produtividade. Quando estiver planejando um dia de trabalho no escritório, organize a sua semana para que tenha tempo livre durante o dia, ou agende um horário de almoço mais longo para se relacionar socialmente ou fazer networking com outras pessoas do escritório.

Naturalmente, a comunicação eficiente deve sempre ser o foco, não apenas nos dias em que está no escritório. Se os dias em que você trabalha no escritório forem flexíveis, frequentemente acontecerá de você trabalhar remotamente enquanto está no escritório, ou vice-versa, e é importante continuar colaborando como equipe.

As ferramentas de colaboração virtual são ideais para conectar colegas que trabalham em regime híbrido. Ferramentas colaborativas como o Lucidspark possuem recursos para um trabalho em equipe contínuo, como em uma colaboração em tempo real para fazer brainstorming, com recursos de comentários e compartilhamento. O mapa conceitual virtual do Lucidspark é uma opção especialmente inovadora, cujo foco é inspirar a criatividade – onde quer que a equipe se encontre. Todos os membros da equipe podem colaborar em um mesmo espaço virtual, adicionando ideias, expandindo conceitos e fazendo anotações em tempo real. Isso significa que todos podem trabalhar juntos e compartilhar ideias em uma mesma sessão, ajudando a unir as equipes tanto no escritório quanto remotamente.

Experimente técnicas de foco e gestão de tempo

O escritório é cheio de distrações, por isso procure uma técnica que o ajude a manter o foco e planejar o seu tempo de modo eficaz. Isso não significa que você não deva nunca se afastar da sua mesa ou socializar – basta priorizar as tarefas importantes e planejar períodos de produtividade para garantir o cumprimento da sua lista de tarefas. Existe uma variedade de técnicas de foco e gestão de tempo que você pode experimentar, tais como:

Matriz Eisenhower. A Matriz Eisenhower é um modo de organizar e priorizar a sua lista de tarefas em ordem de urgência e importância. Divida a sua lista de tarefas em quatro quadrantes: urgente e importante, não urgente, mas importante, urgente, mas não importante,e não urgente e não importante. Leve em consideração o fato de estar no escritório, pois algumas tarefas podem aumentar ou diminuir em grau de importância em função da necessidade de colaboração efetiva. Uma vez divididas as tarefas, você pode planejar quais serão feitas imediatamente, quais poderão ser agendadas para mais tarde, quais você pode alocar entre os membros da equipe e quais você pode ignorar. Esta matriz funciona particularmente bem em plataformas de organização virtual, pois você pode alocar as tarefas em quadrantes diferentes.
A Técnica Pomodoro. A Técnica Pomodoro separa o seu trabalho em intervalos menores, de 25 minutos, com pausas específicas planejadas. Quando você iniciar uma tarefa, use um cronômetro ou programe um lembrete para marcar 25 minutos e procure se concentrar unicamente naquela tarefa durante aquele período, sem interrupções. Após 25 minutos, pare e faça uma pausa de cinco minutos. Essa pausa deve ser total, afastada da sua mesa se possível. Em seguida, repita o ciclo. Esta técnica permite que você trabalhe em períodos intensos de foco e produtividade e faça pausas regulares para evitar o esgotamento.

Evite se ocupar de múltiplas tarefas simultaneamente quando estiver no escritório. Você estará em meio a muitas pessoas e poderá haver momentos em que estará tendo várias conversas sobre projetos diversos, mas não ceda à tentação de ficar pulando de uma tarefa para outra. Planeje, priorize e concentre-se na sua carga de trabalho quando estiver na sua mesa – com pausas, brainstormings e colaborações feitas fora da sua mesa programados durante o dia.

O trabalho híbrido, no escritório e remoto, pode ser um ajuste, mas quanto mais você usar essas estratégias, mais preparado estará para maximizar a produtividade onde quer que esteja trabalhando. Organizar a sua carga de trabalho e planejar o tempo para se concentrar e colaborar é a melhor forma de garantir que está aproveitando o seu tempo ao máximo no escritório.